e-İrsaliye gönderebilmek için öncelikle e-Fatura düzenlenmelidir. e-İrsaliyenin, GİB e-İrsaliye Uygulamasına İlişkin Teknik Kılavuzda yer alan format ve standartlara göre, elektronik ortamda, elektronik sertifika ile imzalanarak düzenlenmesi, alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi esas olmaktadır.
e-İrsaliyenin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminden sorgulanabilmesi için kare kod veya barkodu olmalıdır. Ayrıca e-Faturanın tarih ve belge numarasını da içermelidir.
e-İrsaliye, malın filli sevkinden önce düzenlenerek, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in sistemi üzerinden alıcısına iletilir. Satıcı tarafından düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden alıcısına iletilen e-İrsaliye, alıcı tarafından kabul/ret edilir.
Alıcı mükellefler eğer isterlerse, e-İrsaliye belgesine,
- Konu mallara ilişkin olarak ne kadarlık kısmının teslim alındığını/kabul edildiğini,
- Teslim alınmayan mallara ilişkin olarak, kabul edilmeyen mal miktarını ve nedenini uygulama üzerinden e-İrsaliye belgesini düzenleyene iletebilir.