e-Defter uygulaması kullanımı kimler için zorunludur?

Bilindiği üzere, Petrol Piyasası Kanunu bünyesinde, madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan mal alan mükelleflerden, 2011 sonu itibariyle asgari 25 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar ve

Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 2011 sonu itibariyle asgari 10 milyon TL brüt satış hasılatı bulunanlar, e-Defter zorunluluk kapsamına giren mükellefler arasında yer almaktadır.

 

e-Defter uygulamasını kimler kullanabilir?

Defterlerini elektronik ortamda “oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek” isteyen gerçek kişi olan mükelleflerin, nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları gerekmektedir. Tüzel kişi olan mükelleflerin ise, Mali Mühür kullanmaları lazımdır.

 

e-Defter Hakkındaki Genel Sorular

e-Defter Uygulamasının Teknik Mimarisi, yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanmaktadır. Bu standartlar, defter kayıtlarının içeriği ve standartlarını oluşturmaktadır.

Bu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların, mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-Defter Uygulaması aracılığı ile beratının alınması zaruridir. e-Defter beratı, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içermektedir ve GİB Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosya anlamına gelecektir.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların, GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmesi lazımdır. Bilindiği üzere “Zaman Damgası”, belli bir verinin, belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlayan bir araç anlamına gelmektedir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde, zaman damgalı saklanan berat, GİB e-defter uygulamasına yüklenmelidir ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratın oluşturulduğunun anlaşılması konusu gündeme geldiğinde, zaman damgalı berat, ispat aracı olarak kullanılmaktadır. Sadece beratların, zaman damgalı olması yeterli olmaktadır. Elektronik defterlerin, zaman damgalı olma zorunluluğu bulunmuyor. Nitekim, zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası, bir kontör olarak adlandırılmaktadır. Defterlere de, zaman damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada zaman damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine ekleniyor olmaktadır. Dolayısıyla, her defter parçasına konulan zaman damgası, bir kontör olarak hesaptan düşmektedir. Bu arada, e-Defter Uygulaması ile muhasebe kayıt zamanına ilişkin bir değişiklik öngörülmemektedir. Kayıtların öteden beri olduğu gibi, VUK’nda belirlenen süreler dahilinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Belirlenen süreler, beyanname ve ödeme sürelerini, herhangi bir şekilde etkilemeyecektir. Elektronik defterde, her yevmiye kaydında belge tipinin yer alması zorunda değildir ve hiçbir belgeye dayanmayan işlemler de mümkün olabilmektedir.  SMM, kılavuzda sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge türü olarak “other” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak belgenin numarası ve tarihi de girilerek kaydedilmektedir.

 

e-Defter hangi yöntemlerle tutulabilir?

e-Defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükellefler, uyumluluk onayı almış ve/ya platform bağımsız “uyumlu yazılım” kullanmak zorunda olacaktır. e-Defter uygulaması kapsamında kullanıcıların, e-Defter ve beratlarını oluşturmada kullanacakları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) onayı almış yazılımlara bilindiği üzere “uyumlu yazılım” denilmektedir. Kendi yazılımını geliştiren mükellefler, uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde, bu yazılım ile e-defter tutabilmektedir.

E-Defter için dosyalar, ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanmaktadır. Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilmektedir. Oluşturulan “defter” dosyası, bu noktada mühürlenmekte veya imzalanmaktadır. Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulmaktadır.  Özetle, Berat Dosyası, mühürlenmekte veya imzalanmaktadır. Mühürlü ya da imzalı berat dosyası hazırdır. Ardından, Berat dosyası, GİB mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılmaktadır.

 

e-Deftere Geçmenin Maliyeti Nedir?

Kısaca bir tanımını yapacak olursak; e-Defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerin, elektronik ortamda dosya olarak hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesini sağlayan uygulamaların tamamını kapsamaktadır.

 

e-Defter Gönderme – Alma

Hazırlanan mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketi, edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter uygulamasına giriş yapılarak yüklenecektir; ya da web servis aracılığıyla yapılmaktadır.

 

e-Defter Arşivleme ve İbraz

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorunda olacaklardır.

Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için, elektronik defterlerin kağıt ortamında saklanması mümkün olmamaktadır.

Mükellefler, e-Defterlerini ve ilgili beratlarını; vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda “muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle” yükümlü olmaktadırlar.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (e-imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü içermektedir. Mükellefler ise, e-Defterlerini ve ilgili beratlarını; istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getiriyor olmaktadırlar. Mükellefler, oluşturdukları e-defterlerinin görüntülenebildiği, 200 MB’ı aşmayacak şekilde ergonomik boyutu tespit ederek, e-defterlerini oluşturmaktadırlar.

e-Defterler ve beratların, mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde, muhafaza edilmesi mecburidir.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar, hem Yevmiye Defteri, hem de Büyük Deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi, bir arada bulunmaktadır ve GİB’in dizin yapısında e-Defter izni verilen kullanıcıların kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Dizin yapısı konusuyla ilgili uyumluluk onayı alan e-Defter entegratörleri ve yazılım firmaları, e-Defter müşterilerini yönlendirmekle sorumlu olmaktadır.

 

e-Defter
Vergi Usulleri Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından firmalar için tutulması zorunlu olan büyük defter ve yevmiye defterlerinin elektronik ortamda hazırlanıp muhafaza edilmesi için geliştirilen uygulamaya e-Defter adı verilir. Biliyorsunuz ki, firmaların vergi mükellefi olmalarından dolayı her parasal hareketi kayıt altına alma zorunlulukları vardır. Buna bağlı olarak e-Defter uygulaması bu kayıt tutma ve istenmesi halinde denetlenme işinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlar. Bir firma, e-Defter uygulamasını kullanmaya başladıktan sonra içeriği Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndermez. Yani muhasebe kayıtları GİB’e aktarılmaz. Bunun yerine özet olarak kabul edilen ve berat denilen bilgiler GİB’e gönderilir.

E-Defter beratı ise; GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan e-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’e iletilmesidir. GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulan e-Defterler, kağıt baskıya dökülmeden kaydedilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır.

E-Defter Avantajları Uyumsoft E-defter E-Defter Portalı

 

Bunu da gerçek kişiler için elektronik imza, firmalar yani tüzel kişiler için de mali mühür gibi uygulamalarla sağlar.
Mükelleflerin e-Defter uygulamasını kullanmaları için bazı şartları taşımaları gerekmektedir.

Bu şartlar;
” Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen NES’e yani nitelikli elektronik sertifikasına sahip olmaları gerekmektedir.
” Tüzel kişi mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları gerekmektedir.
” Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.

E-Defter S.S.S.

e-Defter’in Avantajları Nelerdir ?

” e-Defter uygulaması ile harcanan zaman minimum seviyeye iner. Bu da firmalar için zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir.
” Her dönem defterlerin onayı ve basımı için ödenen tutarlar e-Defter uygulaması ile ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, e-Defter sayesinde oluşmaz.
” Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar söz konusu olmayacağı için maliyetler azalır.
” Kağıda basılı defterleri saklamak için mekan ve zaman harcamak gerekir. e-Defterin avantajlarından biri de bu sorunu ortadan kaldırıp defterleri elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca arşivlemesidir.
” Kağıda basılı belgelerde bulunan hataları düzenlemek zahmetliyken e-Defterdeki hataları düzenlemek için ekstra çaba sarf etmek gerekmez.
” e-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası formatta olduğu için özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma, düzen ve uyum prensiplerine uygundur.
” E-Arşiv özelliğinde olduğu gibi yüzlerce sayfadan oluşan defter için kesilen ağaçlar da e-Defter uygulaması ile korunmuş olunur.

Sizi Arayalım

call-2

Ürünlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için iletişim formumuzu doldurabilirsiniz.
En kısa sürede uzman ekiplerimiz size dönüş yapacaktır.