e-arşiv hakkında genel bilgilendirme

e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv, gelir idaresi tarafından ortaya konulan kurallar çerçevesinde kalarak faturaların elektronik ortam üzerinden düzenlenmesi, faturaların elektronik ortam üzerinden saklanması, ibraz ve raporlamaya ilişkin verileri kapsayan uygulamanın adıdır. e-Arşiv faturası da faturaların elektronik ortamda bu uygulama üzerinden düzenlenerek müşterilere iletilmesidir.

e-Arşiv kimler kullanabilir? Kimler için kullanımı zorunludur?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura ayrımında, alıcı firma e-Fatura mükellefi ise e-Fatura, değil ise e-arşiv fatura kesilmesi gerekiyor.

e-Fatura geçişi tamamlandıktan sonra 7 gün süre ile kağıt fatura kesmeye devam edilebilir.

e-Arşiv geçişi tamamlandıktan sonra, artık kağıt fatura düzenlenmeyecektir.

e-Fatura zorunluluk kapsamındaki mükellefler, e-Defter’e geçmek zorundadırlar.

e-Arşiv mükellefi olduysanız, e-Fatura mükellefi olmayan bir müşterinize, e-Arşiv fatura göndermelisiniz. e-Arşiv kullanmıyorsanız, kağıt fatura düzenleyeceksiniz.

 

e-Arşiv Hakkındaki Genel Sorular

e-Arşiv faturaları, takip eden ayın 15’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’e raporlanır.

Raporlanmış olan e-Arşiv faturası iptal edilebilir. İptal işlemi takip eden ayın 15’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’e raporlanmaktadır.

 

e-Arşiv Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?

Mükellefler e-Arşiv faturalarını, kendi bilgi işlem sistemlerini GİB sistemine entegre ederek veya GİB Portalı aracılığıyla veya özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla yapmaktadırlar. Ülkemizin lider özel entegratörü Uyumsoft’un da aralarında yer aldığı özel entegratöre başvuranların, ayrıca GİB’e başvurması da gerekmez. e-Arşiv faturalar, Özel Entegratör yöntemi ile oluşturulduğunda, özel entegratörlük mali mührü ile imzalanır. Fatura keserken, mali mührün bilgisayara takılı olması gerekmez. e-Fatura ve e-Arşiv numaralandırma, Uyumsoft’un aralarında bulunduğu özel entegratörler tarafından yapılmaktadır.

Firma, fatura numarasını kendi muhasebe programında oluşturursa veya el ile fatura numarası veriyorsa, fatura serisinin devamı ve takibi firmaya ait olacaktır.

 

e-Arşive Geçmenin Maliyeti Nedir?

Bilindiği üzere, internet üzerinden yaptığı cirosunda 5 milyon TL nin üzerinde ciro yapanlar, e-Arşiv faturaya geçme zorunlu hale getirilmişti. e-Arşiv fatura kullanımının zorunlu hale gelmesiyle birlikte, son tüketicilerin hayatlarına daha fazla e-Arşiv faturası girmeye başladı. Sunduğu maliyet tasarrufu ve çevreye olan katkısı gibi birçok avantajlardan dolayı birçok şirket, “e-Arşiv” faturaya gönüllü olarak geçiş yapmaya devam etmektedirler. Firmalar, oluşturdukları e-Arşiv sayısına göre, özel entegratörlere bir hizmet bedeli ödemektedirler. Bu konuda özel entegratörlerden fiyat bilgisi alarak, kararlarını vermektedirler.

e-Arşiv Gönderme – Alma

e-Arşiv faturaları, alıcısının mail adresine iletilmektedir.

e-Arşiv faturalarda mevzuat gereği, fatura görüntüsünde firma yetkilisi ıslak imza görselinin bulunması zorunludur. Firma logosu istenirse, e-Fatura görseline de eklenebilir.

Eğer, müşterinin gönderdiği e-Arşiv görüntülenmiyorsa, fatura görsel şablonu bozuk demektir. Görüntülenemeyen e-Arşiv uygulamasına gelen faturalar içinden indirilecek fatura UBL’ni, GİB e-Fatura görüntüleyicide XSLT’nin hatalı olduğu görülebilir ve bu konu müşteriye iletilebilir.

e-Arşiv tekrar gönderim işlemlerinde, fatura ID aynı, zarf -fatura UUID  bilgileri farklı ve yeni olmalıdır. Aynı fatura, farklı fatura UUID ve zarfta fatura numarasını kullanıcı üretiliyorsa, aynı fatura numarasıyla, fatura numarasını entegratör üretiyorsa (numara alanı boş bırakılarak) aynı müşteri fatura numarası ile tekrar gönderilir. Nitekim, e-Arşiv faturası iptal edildiğinde, SMTP ayarları tamamlanmış ve mail gönderimleri aktif olduğunda, alıcıya otomatik olarak iptal bilgisi gönderilmektedir.

TC kimlik numarası bilinmeyen müşteriye, TCKN alanına 11 adet 1 yazarak, e-Arşiv düzenlenebilmektedir. Gün içinde yanıtlanmayan e-Arşiv iptal edilmek istenirse, bu faturaya ilişkin iade faturası düzenlenecektir.

e-Arşiv Arşivleme ve İbraz

e-Fatura ve e-Arşiv faturalar, kağıt olarak saklanmak zorunda değildir. e-Arşiv kesme izni alan mükellefler, oluşturdukları e-Arşiv faturaları ve yanıtlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, mevzuatta öngörülmüş süreler dahilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlü olacaktır. Özel entegratörler, e-Arşiv faturaları 10 yıl süre ile saklamaktadırlar. Entegretör değişikliği durumda ise, eski entegretördeki faturaların ubl dosyaları alınıp, firma bünyesinde saklanması gerekmektedir.

e-arsiv Mevzuatı

Belgenin ikinci nüshası, ibrazı ve raporuna ilişkin veriler bu kısımda da tutulmaktadır. Yani, e-arşiv faturası elektronik fatura türü olarak karşımıza çıkar. e-Arşiv tebliği kapsamında vergi mükellefleri, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda veya kağıt ortamında karşı tarafa iletir, ikinci nüshasını ise elektronik ortamda muhafaza ederler. E-arşiv 2016 yılında uygulamaya konulan e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu birçok şirketin geçiş sürecinde yer almaktadır.

e-Arşiv Başvuru

e-Arşiv ve e-fatura genellikle sıklıkla karşılaştırılan iki farklı kavramdır. Bu yüzden ikisi arasındaki farklara detaylı bir şekilde değinelim;
” e-Arşiv uygulaması 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren zorunlu olarak kullanılmaya başlanırken e-fatura uygulaması 1 Nisan 2014 tarihinde zorunlu olarak kullanılmaya başlanmıştır.
” e-Arşiv’de zaman damgası vurularak onay alınırken, e-Fatura’da zaman damgası uygulaması yoktur.
” e-Arşiv b2b, b2c işletmeler tarafından kullanılırken, e-Fatura sadece b2b işletmeler tarafından kullanılır.

Özel Entegrasyon

” e-Arşiv’de fatura hem elektronik hem de kağıt üzerinden çıktısı alınarak müşterilere gönderilirken, e-fatura uygulaması sadece elektronik ortam üzerinden gönderilir ve uygulama üzerinden kağıda çıktıya onay verilmez.
” e-Arşiv’de özel entegratör tarafından ya da kendi bilgi işlem sistemlerinde onay alınarak kullanılırken, e-Fatura’da GIB portal, entegrasyon ya da özel entegratörlerden biri seçilerek kullanılır.

E-arşiv ve E-fatura arasındaki farklar nelerdir?

  • E-arşiv uygulaması 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren zorunlu kılınarak kullanılmaya başlamıştır. E-fatura uygulaması ise 1 Nisan 2014 tarihinde zorunlu olarak kullanılmaya başlanmıştır.
  • E-arşiv sisteminde fatura hem elektronik hem de kağıt üzerinden çıktısı alınarak müşterilere gönderilir. E-fatura sisteminde ise, sadece elektronik ortam üzerinden gönderilir ve uygulama üzerinden kağıda çıktıya onay verilmez.
  • E-arşiv de özel entegratör tarafından ya da kendi bilgi işlem sistemlerinde onay alınarak kullanılır. E-fatura da GIB portal, entegrasyon veya özel entegratörlerden biri seçilerek kullanılır.
  • E-arşiv uygulamasında zaman damgası vurularak onay alınır. E-fatura uygulamasında ise, zaman damgası uygulaması yoktur.
  • E-arşiv b2b, b2c işletmeler tarafından kullanılır. E-fatura ise, sadece b2b işletmeler tarafından kullanılır.

e-Arşivin Avantajları

” e-Arşiv uygulaması kullanan şirketler tüm faturalarını elektronik ortamda düzenleyerek belirli süreler içinde elektronik ortamda bu belgeleri rahatlık ve güvenle saklayabilirler.

” Müşteriler e-Fatura kullanmaları halinde ya da nihai tüketiciler olmaları halinde faturaları elektronik ortam üzerinden iletme hakkına sahip olurlar.
” e-Arşiv ile çok sayıda fatura ileten şirketler zamandan, elemandan, maliyetten, arşivleme çalışmalarından ve verim noktasından tasarruf sağlar.

” Yüzbinlerce ağacın kesilmesinin önüne geçtiği için sosyal sorumluluk kapsamına da katkıda bulunur.
” e-Arşiv ile arşivleme maliyetleri direkt olarak ortadan kalkar.
” Gelen/giden faturaların kaybolmasının önüne geçer.
” Otomasyona geçen elektronik sistemler sayesinde hata oranı en aza iner.
” Uluslararası standartlara uyum sağlar.
” Nakit akışını hızlandırmak amacıyla işletmelere finansal avantaj sağlar.
” Operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı kazandırır.

Sizi Arayalım

Sizi Arayalım

call-2

Ürünlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için iletişim formumuzu doldurabilirsiniz.
En kısa sürede uzman ekiplerimiz size dönüş yapacaktır.