E-fatura tam olarak nedir?

Özellikle son dönemlerde gerçekleştirdiğiniz bir alışveriş sonrasında faturanızın, tarafınıza e-posta yoluyla iletileceğini sık sık duyuyorsunuzdur. 1 Ocak 2016 itibariyle uygulama kapsamı genişletilen e-fatura sistemi artık hemen her alışverişte karşımıza çıkıyor. Eskiden elden aldığınız fiş ve faturaların yerini e-fatura aldı. E-faturalar tahmin ettiğiniz gibi elektronik ortamda hazırlanan faturalardır. Herhangi bir kağıda basılmazlar ve sunucular tarafından alıcı ile satıcılara iletilirler. Kağıt faturalar ile direkt olarak aynı hukuki nitelikleri taşırlar.

Konu e-fatura olduğunda herkesin aklına gelen ilk şey “kimler e-fatura kullanabilir?” sorusudur. Açık bir deyişle e-faturanın avantajlarından faydalanmak isteyen herkes e-fatura kullanabilir. Birde zorunlu olan durumlar vardır. GİB’in düzenlemiş olduğu bildiriye göre, “Madeni yağ lisansına sahip ya da bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzerinde olan firmalar ve ÖTV’ye tabi kolalı gazoz, alkollü içecek ya da tütün üreten ya da ithal eden firmalar ve bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı da 10 milyon TL üzerinde olan firmalar” e-Fatura kullanmak zorundadır.

Tüm bunlar bir yana başka önemli bir husus vardır ki; örneğin, 7 günden daha fazla geriye dönük fatura kesemezsiniz. Ya da e-Fatura kullanmayan bir firmaya, e-Fatura kesemezsiniz. Aynı zamanda tüm faturalarınız Maliye tarafından anlık olarak izlenir. Birkaç yıl önce yürürlüğe giren e-Fatura, artık birçok işletme için zorunlu hale gelmiştir. Şunu da hatırlatmadan geçmeyelim; gelecekte bütün işletmeler için zorunlu olacağını hatırlatmak isteriz.

E-fatura’nın Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

  • Toner, kartuş, yazıcı ve kağıt gibi malzemelerde maliyetinizi oldukça azaltır.
  • Faturalar internet üzerinden olacağı için saklanması çok daha güvenli ve kolay olur.
  • Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.
  • Faturaların kaybolma riski azalır.
  • Tamamen çevre dostudur.
  • Geçmişe dönük faturalar daha kolay bulunabilir.
  • İki firma arası fatura alımı ve gönderimi çok daha rahat olur.
  • Kargo ile uğraşmak zorunda kalmazsınız.
  • Satıcılarınız ve müşterileriniz ile daha kolay mutabakat sağlarsınız.

Tıkla ve hemen E-fatura’ya geçiş yap!

Son zamanlarda yaptığınız bir alışveriş sonrasında faturanızın, tarafınıza e-posta ile ulaştırılacağını muhtemelen sıklıkla duyuyorsunuzdur. Evet, 1 Ocak 2016 itibariyle uygulama kapsamı genişletilen e-fatura sistemi artık birçok alışverişte karşımıza çıkıyor. Eskiden elden aldığınız fiş ve faturaların yerini alan e-fatura, tahmin ettiğiniz gibi elektronik ortamda hazırlanan faturalardır. Bir kağıda basılmazlar ve sunucular tarafından alıcı ile satıcılara iletilirler. Kağıt faturalar ile birebir aynı hukuki nitelikleri taşımaktadır. Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içerir. Alıcı ve satıcı arasındaki iletişim merkezi platform olarak belirlenen GİB üzerinden hazırlanmaktadır.
Konu e-Fatura olunca akıllara gelen ilk şey “kimler e-Fatura kullanabilir?” sorudur. Şöyle ki; e-Faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen herkes e-fatura kullanabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzenlemiş olduğu bildiriye göre, “Madeni yağ lisansına sahip ya da bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzerinde olan firmalar ve ÖTV’ye tabi kolalı gazoz, alkollü içecek ya da tütün üreten ya da ithal eden firmalar ve bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı da 10 milyon TL üzerinde olan firmalar” e-Fatura kullanmak zorundadır. İlk başlarda e-fatura kullanıcıların bu kriterlere uymaları gerekmektedir. Daha sonra isteyen firmalar da e-Faturaya geçebilirler.

e-Faturayı kimler kullanabilir? Kimler için kullanımı zorunludur?

Bilindiği üzere, tüzel ve gerçek kişi olan tüm mükellefler, e-Fatura kullanabilmektedir. Bilindiği üzere, Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar, bunlardan asgari 25 milyon Türk Lirası brüt satış hasılatına sahip olanlar, Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ve bunlardan mal alan mükellefler arasında, asgari 10 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanların e-Fatura’ya geçmeleri zorunlu olmuştur.

 

e-Fatura hakkındaki genel sorular şunlardır

e-Fatura Uygulaması, tanımlanan standartlara uygun elektronik ortamda oluşturulan, Internet üzerinden gönderilen ve saklanan e-Faturaların, tarafları arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan uygulamaların genel adıdır.

Nitekim e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. e-Fatura, VUK’na göre bir faturanın tüm unsurları içeren, hukuki olarak “kâğıt” faturadan farksız, muhataplar arasındaki iletiminin GİB- Gelir İdaresi Başkanlığı’nın merkezi platformu üzerinden gerçekleştirildiği bir belgedir. Ticari hayattaki en önemli belge bilindiği üzere faturadır. e-Fatura işletmelerin ve iDönüşümün en önemli ayağı e-Faturadır.

Gelen faturaya elektronik itiraz: E-Fatura uygulamasında sadece ticari fatura senaryosunu kullanabilir miyiz? GİB’e temel fatura senaryosu ile gelen faturaları, almak istemediğimizi talep etsek bu talebimiz gerçekleşebilir mi?

Ticari ihtiyaçlar göz önünde tutularak Ticari Fatura Senaryosu oluşturulmuştur. e-Fatura uygulamasında ticari senaryoyu seçen mükellefler, “kabul” veya “ret” uygulamalarını kullanarak, gönderilen faturaya itiraz etmektedirler. Bir başka değişle, ticari fatura uygulamasını seçen mükellefler, önce faturayı inceleyecektir ve gerekirse faturayı kabul etmeyecektir. Ticari fatura senaryosunun uygulanabilmesi için kullanacak tarafların açık rızası, yani bu konuda anlaşmış olmaları gerekmektedir. Ticari fatura senaryosunda fatura; kabul, red ve iade işlemleri mesajlaşma platformu üzerinden gerçekleştirilmektedir.

Temel fatura senaryosunun, bir talebe bağlı olarak kaldırılması mümkün de değildir. Temel fatura senaryosu kapsamında, tarafınıza iletilen faturalara, itirazınızı ise harici yollarla (örneğin noter kanalı ile) yapmanız gerekmektedir.

Geçmiş tarihli e-Fatura: VUK’na göre faturanın mal teslimi veya hizmet ifasından sonraki 7 gün içinde düzenlenmesi zorunlu olduğundan, e-Fatura en çok 7 gün öncesine düzenlenebilmektedir.

 

e-Fatura Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?

GİB e–Fatura uygulaması kapsamında fatura “oluşturma, gönderme ve alma” işlemleri için 3 alternatif yoldan birisi izlenmektedir.

1-İşletmelerin teknik altyapısı yeterli ise kurumsal iş sistemlerinin, GİB e–Fatura uygulamasına doğrudan entegrasyonu yoluyla yapılabilmektedir.

2-GİB e–Fatura uygulamasına, Uyumsoft Bilgi sistemleri ve teknolojileri AŞ’nin aralarında bulunduğu özel entegratör firmaların, e–Fatura sistemi aracılığıyla erişimi yoluyla yapılabilmektedir. Özel entegratörler arasında lider olan Uyumsoft, iDönüşüm mimarıdır.

3-500 fatura/ay’a kadar, efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan GİB’in e-Fatura portalı aracılığı yoluyla yapılabilmektedir.

 

Yukarıdaki 3 maddeden biri seçilmektedir ve seçilen yöntem; istenen bilgi ve belgelerin, süreçlerle ilgili teknik yeterliliklerin, bilgi güvenliği sertifikasyon, test ve onayların kapsam ve sayısını da değiştirmektedir. Bu nedenle başvurunun ilk adımı, “yöntem seçimi”dir.

Hangi yöntemin kullanılacağı; şirketin büyüklüğü, faaliyet gösterdiği sektör, şube ve işlem sayı gibi parametreler etrafında yapılacak değerlendirme sonucunda karar verilecektir. Mükellef olan işletmelerin, e-Fatura düzenleme ve kabul etme yetkisine sahip olup uygulamaya geçebilmeleri için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın, öncelikle başvuru, test ve protokol aşamalarını tamamlaması gerekmektedir.

 

Yöntemler hakkında biraz daha bilgi özetlemek gerekirse;

1-Doğrudan Entegrasyon yöntemini seçenler: e-Faturaya geçmesi zorunlu olmayanların da gerekli sistemsel altyapıyı kurmaları ve GİB’den izin almaları şartıyla e-Faturaya geçişleri mümkündür. Doğrudan entegrasyon yapmak isteyen mükelleflerin, imzalı ve paraflı BİS Bilgi İşlem Sistem raporu ve entegrasyon başvuru dilekçesini de posta yolu ile göndermeleri lazımdır. BİS Raporunda e-fatura ve e-bilet listesi düzenleme, onaylama, sunma, muhafaza, ibraz ve raporlama süreçleri ile bu süreçlerde kullanılan yazılım ve donanımlar tanıtılarak alınan güvenlik önlemleri, iş sürekliliğini sağlama ve felaketten kurtarma mekanizmaları ayrı ayrı ele alınıp, değerlendirilip, açıklanmalıdır. Bu süreci hayata geçirmek ciddi bir yatırım ve insan kaynağı gerektirmektedir. Bu nedenle, mükellef işletmelerin büyük çoğunluğu, Uyumsoft’un aralarında bulunduğu özel entegratörler ile çalışmayı tercih etmektedirler.

 

2-Özel entegrasyon yöntemini seçenler: Özel entegratör aracılığıyla e-Fatura uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin, özel entegratör aracılığıyla e-Fatura uygulamasına dahil olacaklarını bildirir bir dilekçe hazırlamaları lazımdır. Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükellefler, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması yada dış kaynak hizmet tercih etmeleri halinde teknik yeterliliği ve mali mührü onaylanmış özel entegratörün e-fatura sistemi üzerinden e-fatura alıp gönderebilmektedirler. e-Faturaların, mükellef olan firmaların, kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunlu değildir. Mükellefler, lider özel entegatör Uyumsoft Bilgi Sistemleri ve teknolojileri AŞ’nin aralarında olduğu özel entegratörlerden hizmet alarak, entegrasyon hizmet sağlayıcıları nezdinde elektronik saklama yapılabilmektedirler.

3-GİB’in e–Fatura portalı yöntemini seçenler: Ayda 500 fatura’ya kadar fatura kesenler, GİB’in efatura.gov.tr  adresinde hizmete sunulan e-Fatura portalını kullanarak, e-Fatura süreçlerini yönetmektedirler.

 

e-Faturaya Geçmenin Maliyeti Nedir?

e-Fatura’nın tanımına baktığımızda, faturaların internet ortamında “gönderilmesi – alınması” şeklinde kısaca özetlenebilir. 2014 yılından itibaren mükellef olan işletmelerin gündemlerinde olan e-Fatura uygulaması ile firmalar, zaman ve maliyet tasarrufunun yanı sıra, daha az kağıt kullanılmasıyla çevreye de katkıda sağlamaktadırlar. Mükelleflerin yukarıda belirtilen bu avantajlarının yanısıra, geçmişe dönük faturalarını arama süreçleri de bu uygulamayla son bulmuştur. Özel entegratörlerden hizmet alanlar, kestikleri fatura adedine göre, bir fiyat ödemektedirler. Özel entegratörlere verilen rakam, geçmişteki faturalardaki kağıt, kargolama vs gibi maliyetleri hesaplandığında, çok daha düşük bir rakam olmaktadır. Doğrudan entegrasyon yöntemini seçenler, bu süreçlerini yapabilmek için teknik altyapı yatırımlarını yapmalarının yanı sıra, teknik olarak da konuyu sürdürmektedirler. Az fatura kestiği için GİB e-Fatura portalını seçenler de, şifresiyle portala girerek e-Fatura işlemlerini yapmaktadırlar.

 

e-Fatura Gönderme – Alma

İşletmelerin, bir mal teslimi veya hizmet ifasının, siparişten ödemeye kadar bütün aşamalarının elektronik ortama taşınması, ancak e-Fatura ile mümkün olmaktadır. Uluslararası ekonomik entegrasyonun hızlanması bakımından e-Faturanın büyük etkisi olacaktır ve e-Fatura uygulaması Türkiye’deki birçok ekonomik ve mali parametreyi olumlu etkilemektedir. e-Fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların, elektronik ortamda düzenlenmesi, muhafazası ve ibrazı esas olup e-Faturanın muhatabına iletimi de elektronik ortamda yapılmaktadır. e-Faturaların kağıt çıktılarının alınmasına artık gerek kalmayacağı gibi, yine bu uygulama kapsamında Türkiye’de düzenlenen bir e-Fatura bütün ülkelerde geçerli olmaktadır.

 

e-Fatura Arşivleme ve İbraz

e-Fatura uygulamasından yararlanan kullanıcılar; sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderebilirler, sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alabilirler, gönderilen veya alınan e-Faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda saklayarak istendiğinde ibraz edebilmektedirler.

e-Fatura’da kullanılan nitelikli elektronik imzalama süreçleri ile belgelerin, bütünlüğü, değişmezliği ve kaynağının doğruluğu da sağlanmış olmaktadır.

 

E-Fatura Avantajları Özel Entegrasyon E-fatura Portalı

 

e-Fatura’nın Avantajları

” Yazıcı, toner, kartuş, kağıt gibi malzemelerde maliyetinizi azaltır.
” Faturalar internet üzerinden olacağı için saklanması çok daha güvenli ve kolay olur.
” Geçmişe dönük faturalar daha kolay bulunabilir.
” İki firma arası fatura alımı ve gönderimi çok daha rahat olur.
” Kargo ile uğraşmak zorunda kalmazsınız.
” Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.
” Faturaların kaybolma riski azalır.
” Tamamen çevre dostudur.
” Satıcılarınız ve müşterileriniz ile daha kolay mutabakat sağlarsınız.
e-Fatura’nın avantajları bir yana bazı önemli durumlar vardır. Örneğin, 7 günden daha fazla geriye dönük fatura kesemezsiniz. Ya da e-Fatura kullanmayan bir firmaya, e-Fatura kesemezsiniz. Aynı zamanda tüm faturalarınız Maliye tarafından anlık olarak izlenir.
Birkaç yıl önce yürürlüğe giren e-Fatura, artık birçok işletme için zorunlu hale gelmiştir. Ve gelecekte bütün işletmeler için zorunlu olacağını hatırlatmak isteriz.

E-fatura S.S.S.

Sizi Arayalım

call-2

Ürünlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için iletişim formumuzu doldurabilirsiniz.
En kısa sürede uzman ekiplerimiz size dönüş yapacaktır.